Aanpassingen draaiboek
Op het moment dat wij met u de bespreking voeren over de inhoud van het draaiboek, kunnen er nog zeker zaken aangepast worden. Wellicht vindt u dat de tijdsplanning nog niet iets strakker moet en wilt u graag dat het gala diner een kwartier later start. Maar het kan ook zijn dat u toch nog een toevoeging van een entertainment element wilt en een ander element wilt verwijderen. Uiteraard is dit allemaal mogelijk en geen enkel probleem. Hiervoor is het overleg ook bedoeld. Wanneer alle aanpassingen gemaakt zijn, u volledig tevreden bent met het draaiboek en groen licht geeft, kunnen wij overgaan tot het uitvoeren van het opgemaakte draaiboek.
Gedetailleerde afspraken
Zoals gezegd worden er in het draaiboek algemene tot zeer gedetailleerde afspraken vastgelegd. Zo kunt u in het draaiboek alle telefoonnummers terugvinden van ons als organisator en de eindverantwoordelijke van de organisatie voor uw event. Verder staan er zaken in opgenomen die absoluut niet vergeten mogen worden. Zijn er mensen met speciale eetwensen of allergieën. Dit kan de avond van uw gasten namelijk maken of breken. Wij snappen dat als geen ander en zijn daarom zeer alert op deze belangrijke zaken en leggen deze dan ook vast, zodat daar geen onduidelijkheid over kan ontstaan. Maar ook staan er vele afspraken in het draaiboek wie wat doet en op welk moment. Stap voor stap staat er beschreven welke taken er uitgevoerd zullen worden en op welk tijdstip. Het draaiboek vormt op deze manier direct het handboek voor de organisatiemanager en al ons personeel wat op uw event rond zal lopen. Iedereen zal precies weten wat er van hem of haar verwacht wordt.
Voorbeelden draaiboek
Wanneer u vooraf een voorbeeld wenst van een draaiboek, dan kunnen wij die vanzelfsprekend aan u verstrekken. Houdt u er wel rekening mee dat ieder draaiboek anders zal zijn omdat de events en de wensen van onze verschillende opdrachtgevers altijd van elkaar zullen verschillen. Echter, een algemeen beeld kunt u er wel van krijgen. Enkele voorbeelden van wat er in ons ‘draaiboek evenement’ opgenomen staat zijn:
- Telefoonnummers van organisator en opdrachtgever
- Globaal tijdschema
- Algemene informatie zoals bijvoorbeeld entreeprijs en maximaal aantal deelnemers
- Programma met start en eindtijden
- Informatie over het programma
- Deelnemerslijst / bezoekerslijst (is niet voor ieder event van belang)
- Lijst en telefoonnummers van medewerkers en de taak waar hij of zij eindverantwoordelijk voor is
- Checklist van de geregelde zaken (bijvoorbeeld veganistische maaltijden, beamer, stroomvoorziening, etc)
- Wat te doen bij een noodgeval
Dit zijn de wat algemene zaken die opgenomen staan in het draaiboek evenement. Maar ook de extreem specifieke zaken worden opgenomen in ons draaiboek. Wij leggen precies vast wie verantwoordelijk is voor welke taak. Wie er eindverantwoordelijk is en welke onderdelen daar bij horen. Zo benoemen wij het tijdstip, de activiteit en de naam van wie dat moet doen (bijvoorbeeld: 22:00 uur, opruimen decoratieve kerstbomen, John B). Het draaiboek bevat dus meerdere elementen in de opbouwfase, de fase waarin het event plaatsvindt en de afbouwfase. Hierdoor kan er nooit onduidelijkheid ontstaan wie waar wanneer verantwoordelijk is voor zijn of haar taken. Wij zullen garant staan voor een strikte naleving van het draaiboek voor, op en na uw business event.