Draaiboek maken

Bij een professioneel event hoor natuurlijk ook professionele organisatie van het event. En bij een professionele organisatie hoort een professioneel opgemaakt draaiboek. Wanneer u door ons uw business event laat organiseren, dan is het vanzelfsprekend dat alle afspraken duidelijk en schriftelijk vastgelegd worden, zodat iedereen weet wat hij of zij moet doen.

Omtrent deze afspraken die wij met u maken zullen wij ook een draaiboek maken. Met dit draaiboek stippelen wij het event van begin tot eind uit en wordt er omschreven wie er verantwoordelijk is voor welke taken en wanneer deze taken afgerond moeten zijn of moeten starten. Het draaiboek is een papieren of digitaal document welke wij in samenspraak met u op zullen stellen. Wanneer het draaiboek compleet zullen wij samen met u het draaiboek gaan bespreken en overleggen of al uw wensen correct opgenomen staan in het draaiboek. Het draaiboek vormt immers de handleiding voor uw event. Het is dus erg belangrijk dat alles wat hierin opgenomen staat klopt.

Vraag hier een offerte aan.

Aanpassingen draaiboek

Op het moment dat wij met u de bespreking voeren over de inhoud van het draaiboek, kunnen er nog zeker zaken aangepast worden. Wellicht vindt u dat de tijdsplanning nog niet iets strakker moet en wilt u graag dat het gala diner een kwartier later start. Maar het kan ook zijn dat u toch nog een toevoeging van een entertainment element wilt en een ander element wilt verwijderen. Uiteraard is dit allemaal mogelijk en geen enkel probleem. Hiervoor is het overleg ook bedoeld. Wanneer alle aanpassingen gemaakt zijn, u volledig tevreden bent met het draaiboek en groen licht geeft, kunnen wij overgaan tot het uitvoeren van het opgemaakte draaiboek.

Gedetailleerde afspraken

Zoals gezegd worden er in het draaiboek algemene tot zeer gedetailleerde afspraken vastgelegd. Zo kunt u in het draaiboek alle telefoonnummers terugvinden van ons als organisator en de eindverantwoordelijke van de organisatie voor uw event. Verder staan er zaken in opgenomen die absoluut niet vergeten mogen worden. Zijn er mensen met speciale eetwensen of allergieën. Dit kan de avond van uw gasten namelijk maken of breken. Wij snappen dat als geen ander en zijn daarom zeer alert op deze belangrijke zaken en leggen deze dan ook vast, zodat daar geen onduidelijkheid over kan ontstaan. Maar ook staan er vele afspraken in het draaiboek wie wat doet en op welk moment. Stap voor stap staat er beschreven welke taken er uitgevoerd zullen worden en op welk tijdstip. Het draaiboek vormt op deze manier direct het handboek voor de organisatiemanager en al ons personeel wat op uw event rond zal lopen. Iedereen zal precies weten wat er van hem of haar verwacht wordt.

Voorbeelden draaiboek

Wanneer u vooraf een voorbeeld wenst van een draaiboek, dan kunnen wij die vanzelfsprekend aan u verstrekken. Houdt u er wel rekening mee dat ieder draaiboek anders zal zijn omdat de events en de wensen van onze verschillende opdrachtgevers altijd van elkaar zullen verschillen. Echter, een algemeen beeld kunt u er wel van krijgen. Enkele voorbeelden van wat er in ons ‘draaiboek evenement’ opgenomen staat zijn:

• Telefoonnummers van organisator en opdrachtgever
• Globaal tijdschema
• Algemene informatie zoals bijvoorbeeld entreeprijs en maximaal aantal deelnemers
• Programma met start en eindtijden
• Informatie over het programma
• Deelnemerslijst / bezoekerslijst (is niet voor ieder event van belang)
• Lijst en telefoonnummers van medewerkers en de taak waar hij of zij eindverantwoordelijk voor is
• Checklist van de geregelde zaken (bijvoorbeeld veganistische maaltijden, beamer, stroomvoorziening, etc)
• Wat te doen bij een noodgeval

Dit zijn de wat algemene zaken die opgenomen staan in het draaiboek evenement. Maar ook de extreem specifieke zaken worden opgenomen in ons draaiboek. Wij leggen precies vast wie verantwoordelijk is voor welke taak. Wie er eindverantwoordelijk is en welke onderdelen daar bij horen. Zo benoemen wij het tijdstip, de activiteit en de naam van wie dat moet doen (bijvoorbeeld: 22:00 uur, opruimen decoratieve kerstbomen, John B). Het draaiboek bevat dus meerdere elementen in de opbouwfase, de fase waarin het event plaatsvindt en de afbouwfase. Hierdoor kan er nooit onduidelijkheid ontstaan wie waar wanneer verantwoordelijk is voor zijn of haar taken. Wij zullen garant staan voor een strikte naleving van het draaiboek voor, op en na uw business event.