Je wilt op stap met vrienden, familie of met je personeel. Hier vind je 7 tips voor uw uitje om het zo geslaagd mogelijk te organiseren zodat iedereen nog lang zal napraten over het feest. Aan de basis van een geslaagd uitje ligt een goede planning. Belangrijkste vragen: wie, wat, waar, wanneer & hoe. Behalve het organiseren van je uitje moet je ook altijd rekening houden met tegenslagen. En last but not least: met het budget dat beschikbaar is.
Kijk, deze tips zijn niet bedoeld voor een uitje met je partner of met een vriend of vriendin. Een beetje misschien, bijvoorbeeld als je de ander wilt verrassen met een awesome uitstapje. Ga je samen op stap, dan bespreek je gewoon hoe en wat en kan je desnoods een paar minuten later in de auto stappen. Of op de trein. Organiseer je een uitje voor een groep dan komt er meer bij kijken.
Tip 1: Maak een plan
Misschien lijkt het logisch “maak een plan” maar er zijn altijd mensen die een vet idee meteen willen omzetten in daden en later tegen allerlei onverwachte problemen aanlopen. Onverwachte problemen kosten op zijn minst tijd maar vaak ook geld. En het kan ontevreden gezichten opleveren van de deelnemers aan je uitje. Natuurlijk hoef je geen boekwerk van 10 pagina’s te maken maar een vel papier met daarop de belangrijkste zaken is wel handig.
Tip 2: Bedenk “wie, wat, waar, wanneer & hoe”
De pijlers van een geslaagd uitje. We bekijken ze per onderdeel hoewel ze nauw met elkaar samenhangen. Dat maakt het vaak ook zo lastig om een geslaagd uitje te organiseren. Je bent er uit en hebt besloten dat jullie gaan indoor karten op een racecircuit. Maar ja, oma en opa gaan ook mee met het uitje. Of je wilt het uitje op een zaterdag organiseren en later blijkt dat twee van je beste vrienden op zaterdag werken en echt geen vrij kunnen nemen. Kortom, hier moet je afwegingen maken.
Wie: Soms is deze vraag eenvoudig te beantwoorden, soms heel moeilijk. Als je een personeelsfeest organiseert, dan gaat je personeel mee. Punt. Als je een vrijgezellenfeest voor je beste vriend organiseert gaan zijn vrienden mee. Welke vrienden zijn dat, wie wil hij er wel bij en wie niet? Dan moet je ook nog rekening houden met de activiteit die jullie gaan doen. Ga je branding raften? Dan kan die ene vriend met een been in het gips dus niet mee.
Wat: wat je precies gaat doen tijdens je uitje hangt af van allerlei factoren. Wat willen en kunnen de deelnemers? Is je personeel jong of oud, heb je ondernemende vrienden of vinden ze het al snel eng? Staat lachen en lol centraal of juist spanning en sensatie? Of willen jullie iets leren, tijdens een workshop bijvoorbeeld? Bedenk vooral ook wat de deelnemers van je uitje zouden willen doen. Dan heb je de meeste kans op succes.
Wil je aan teambuilding doen dan is het extra belangrijk goed na te denken over de vraag wat je precies gaat doen.
Waar: de plek waar jullie je uitje vieren is belangrijk. Waar komen de deelnemers vandaan? Uit heel Nederland? Dan kan je het beste een uitje organiseren rond Utrecht. Lekker centraal. Wonen de deelnemers allemaal dicht bij elkaar dan kunnen jullie misschien gezamenlijk reizen. Deel bijvoorbeeld auto’s en passagiers in. Aan de keuze van de locatie zit veel vast. Kunnen de deelnemers nog op een beetje normale tijd thuis komen of wordt het voor sommigen nachtwerk? Wordt er alcohol gebruikt? Hoe komen de mensen dan thuis? Is er één deelnemer die heel ver moet reizen en de rest niet? Misschien moet je hem of haar financieel compenseren of een slaapplek regelen. De locatie zelf moet ook leuk zijn natuurlijk maar dat spreekt voor zich.
Wanneer: je prikt een dag in de agenda en dan blijkt later dat het dan net 2e Paasdag is. Of Hemelvaart. Oeps. Even goed checken dus of de datum die je in gedachten hebt ook geschikt is. Kijk ook lokaal want soms is er net een ander evenement in de buurt waardoor hotels vol zitten of de bowlingbanen niet te reserveren zijn. En dan het weer. Als je een strandfeestje wilt organiseren dan doe je dat beter in de zomer. De zomer is sowieso een beter moment voor een geslaagd uitje, tenzij jullie iets binnen gaan doen of gaan wintersporten.
Hoe: dit gaat vooral over vervoer en eventueel verblijf. Denk goed na over de vraag hoe je deelnemers naar het feest toekomen. Heeft iedereen een auto? Moet er worden gereisd met de trein of is het misschien handig een bus te huren. En hoe komt iedereen weer thuis? De meeste mensen vinden het niet leuk om een uitje te hebben waarvoor zij ver moeten reizen en kosten moeten maken.
Tip 3: Je budget (natuurlijk)
Uitgaan kost geld. Wees in ieder geval duidelijk naar de deelnemers over wat zij precies kunnen verwachten. Dat scheelt scheve gezichten. Je moet altijd rekening houden met eten en drinken. Bij een uitje hoort op zijn minst drinken en vaak ook eten. Hiervoor moet je dus een deel van je budget reserveren. Ook voor vervoer moet je vaak een deel van je budget vrijmaken. Als iedereen naar de feestlocatie kan lopen of fietsen hoeft dat niet, maar dat is natuurlijk lang niet altijd zo. Een korte autorit hoef je ook niet te betalen. Maar als jij gasten uitnodigt voor een feestje 200 km verderop, dan moet je wel bedenken of je ze met de kosten van de reis wilt belasten of hen daarvoor een vergoeding moet geven.
Wat er overblijft na eten en drinken en eventueel vervoer is voor de locatie en/of de activiteit. Eerst komt de eventuele huur voor de locatie, daarna de activiteit. Meestal is het één van de twee. Of je huurt een locatie en organiseert daar iets leuks, of je boekt een activiteit en daar zit de locatie dan al bij in.
Tip 4: Houd je budget ruim voor tegenvallers
Er zijn altijd tegenvallers. Daarmee moet je ook in je budget rekening houden. Je bent organisator van het uitje en als je ’s morgens wilt vertrekken doet je auto het niet. Er zit niets anders op dan een taxi te bellen om nog op tijd te kunnen komen om je gasten te ontvangen. Een goede vriend die eerst niet mee kon, kan toch mee. Extra kosten dus, maar wel leuk! Een meevaller met een financiële tegenvaller.
Er kan van alles gebeuren waardoor je extra geld kwijt bent. Je moet toch nog een extra rondje drinken doen, want de boel loopt uit. Je ging er vanuit dat iedereen wel een NS kortingskaart had of een museumkaart, niet dus. Extra kosten. Blijkt dat je bij het snowboarden verplicht handschoenen moet huren. Trek je portemonnee maar weer open.
Tip 5: Het weer doet weer eens niet wat je wil
Tja, het weer. Uitjes organiseren in Nederland zijn weersafhankelijk. Tenzij je natuurlijk iets binnen gaat doen, dan kan je dit stukje overslaan. Hoewel… een flinke storm kan roet in het eten gooien als je een boottocht gaat maken. De treinen vallen soms (lees vaak) uit waardoor je locatie onbereikbaar wordt. Een uitje buiten is nog lastiger. Regen! Dat hoeft niet altijd een wereldprobleem te zijn natuurlijk. Een leuke GPS tocht kan ook met een paraplu en het regent doorgaans ook niet continue een hele dag door. Even schuilen kan dan al genoeg zijn. Bedenk echter wel hoe je omgaat met tegenvallers qua weer. Moet je een alternatief programma bedenken?
Tip 6: Het moet leuk zijn
Het is misschien een open deur dat een uitje leuk moet zijn, maar het moet gewoon écht leuk zijn. De meeste mensen vinden het leuk om iets nieuws te beleven. Iets spannends. Het moet wel leuk blijven natuurlijk. Bungeejumpen of parachutespringen gaat een beetje te ver. Gezelligheid is ook belangrijk. Tijd om bij te praten tijdens een familie uitje of personeelsfeestje. En dan de inwendige mens. Mensen houden van eten. Een lekkere lunch, een goed aangeklede borrel, een heerlijk diner. Bedenk bij wat leuk is vooral aan wat anderen leuk vinden. Jij kan het wel heel leuk vinden om te kiten op het strand maar vinden je vrienden of collega’s dat ook? Stel vragen aan de deelnemers om er achter te komen wat ze leuk vinden.
Tip 7: Doe iets met en na je uitje
Het is natuurlijk hartstikke leuk als je uitje geslaagd is en je dat ook kunt zien. Laat de leukste foto afdrukken op groot formaat en hang hem aan de muur. Zo blijf jij maar blijven ook je familie, vrienden of collega’s nog lang nagenieten. Bedenk of het nodig is je gasten te bedanken. Voor hun komst en positieve deelname en voor eventuele cadeautjes. Het is ook handig om na te gaan wat er beter kon. Daar kan je zelf naar kijken maar je kan natuurlijk ook de deelnemers polsen om na te gaan hoe ze je uitje hebben ervaren. Zo kan je een volgende keer nog beter voor de dag komen.
